PROCUREMENT MANAGEMENT

Disusun

Oleh
Justin p simanjuntak

Pengertian Procurement Management

•       Manajemen Procurement adalah manajemen pengadaan barang dan jasa. Artinya proses manajemen (pengelolaan) dalam usaha memperoleh barang atau jasa yang merupakan bagian dari mata rantai suatu sistem produksi tertentu.Misalnya dalam pengadaan barang dan jasa pemerintah Indonesia memiliki regulasi yang disebut Keputusan Presiden (Keppres) nomor 80 tahun 2003. Dalam Keppres tersebut belanja pemerintah yang bertujuan mengadakan fasilitas barang dan jasa kebutuhan pemerintah dalam menyelenggarakan negara tunduk pada pengaturan tersebut. Misalnya belanja kebutuhan infrastruktur pemerintah yang tergolong dalam kebutuhan prasarana fisik konstruksi diselenggarakan oleh departemen Pekerjaan Umum dan departemen terkait lainnya berdasarkan tatacara yang diatur dalam Keppres 80/2003 tersebut. Sejalan dengan hal tersebut pemerintah Amerika Serikat pun dalam mengatur kebutuhan pengadaan belanja barang dan jasa konstruksi memiliki semacam Procurement Regulation sendiri, demikian pula dengan Australia dan negara-negara Eropa.

Tujuan dan Fungsi Procurement Management

•       Tujuan Procurement Management adalah utk memastikan agar proses pengadaan berjalan dgn lancar shg produk dan jasa yg dibutuhkan bisa didapat di saat yg tepat, dalam jumlah yg tepat, dgn kualitas yg tepat dan dgn harga yg tepat.

•       Dalam pelaksanaannya, fungsi procurement dituntut utk sejalan dgn company strategy dan business plan perusahaan, utk memastikan agar setiap aktivitasnya mendukung arah yg ingin dicapai oleh perusahaan. Oleh karena itu pemahaman thd konsep strategi harus dimiliki oleh Procurement Department.

•       Utk bisa mengembangkan supplier, procurement department tidak cukup utk hanya bisa mengenali dan menilai supplier di awal proses kualifikasi, tetap juga harus terus mengawasi performance supplier, memberikan masukan utk perbaikan dan menindaklanjuti semua usulan perbaikan yg telah diberikan. Sistem scoring/grading, sertifikasi, insentif dan penalti adalah beberapa alat yg biasa digunakan dalam kegiatan mengembangkan supplier.

•       Proses selanjutnya adalah membuat supplier menjadi bagian yg tak terpisahkan dari proses pertumbuhan bisnis perusahaan. Hal ini harus dilakukan, karena pertumbuhan bisnis perusahaan sukar utk dicapai tanpa diimbangi oleh peningkatan kemampuan supplier. Secara ekstrim bisa dikatakan bahwa peningkatan pertumbuhan perusahaan dibatasi oleh kemampuan supplier yg mendukungnya.

•       Kerja sama antara Procurement Department dan supplier mutlak harus dijalankan, bahkan kemudian muncul istilah collaboration & partnership yg mengindikasikan jenis kerja sama yg bisa dilakukan antara perusahaan dgn supplier-suppliernya, yg lebih dari sekedar berkordinasi dalam kegiatan pembelian & pengiriman dari supplier ke perusahaan. Keberhasilan Procurement Department bisa dinilai dari berapa banyak supplier yg loyal dan memberikan yg terbaik kepada perusahaan.

•       Utk bisa menyediakan produk atau jasa yg dibutuhkan secara tepat, Procurement Department juga dituntut utk mampu mencari supplier, menilai kemampuan supplier, memilih supplier berdasarkan kriteria tertentu dan mengontrol kinerja supplier. Keseluruhan aktivitas mencari, menilai & memilih supplier biasa dikenal dgn proses kualifikasi supplier, yaitu sebuah proses yg harus dilakukan utk mendapatkan supplier yg memenuhi standar.

•                                                                  Dalam kesehariannya, Procurement Department harus menilai kinerja supplier secara teratur dan konsisten. Kinerja supplier yg tidak memenuhi standar akan mempengaruhi kinerja perusahaan, yg efek langsungnya mempengaruhi tingkat efisiensi, kualitas produk, kelancaran produksi, menurunkan service level dan mengurangi keuntungan.

•       Procurement Strategy

•       Business Strategy

•       Analytical Tools

•       Supplier Qualification Process

•       Supplier Selection

•       Supplier Appraisal

•       Supplier Rating & Measuring

•       Supplier Certification

•       Supplier Development & Maintenance

•       Supplier Total Quality Performance

•       Relationship Management

•       Negotiation & Contract Development

 Evaluation

1.      Procurement Strategy

2.      Business Strategy adalah sebuah dokumen yang jelas mengartikulasikanarah bisnis akan mengejar dan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuannya.

3.      Analytical Tools adalah suatu teknik analisis yang dikenal dalam dunia keuangan yang digunakan untuk memprediksi trend suatu harga saham dengan cara mempelajari data pasar yang lampau, terutama pergerakan harga dan volume.

2. Supplier Qualification Process

•         Supplier Selection adalah usaha perusahaan dalam lingkup kerjasama antara perusahaan pembeli dan pemasok dengan cara meninjau, mengevaluasi, dan memilih pemasoknya untuk menjadi bagian penting dari rantai pasokan, usaha-usaha ini meliputi: pentingnya memilih pemasok yang menyediakan mutu produk yang sempurna, pentingnya ketersediaan produk, pentingnya konsistensi atau keandalan terhadap waktu penyerahan, pentingnya biaya produksi dan pelayanan setelah penjualan

•         Supplier Appraisal adalah proses pekerjaan atau kegiatan Penilai dalam memberikan suatu estimasi atau opini atas nilai dari sebuah pemasok kepada perusahaan pembeli.

•         Supplier Rating & Measuring adalah ukuran dan tingkatan dari sebuah pemasok dalam rangka memenuhi standar yang di butuhkan sebuah perusahaan untuk memasok barang-barangnya.

•         Supplier Certification adalah sertifikasi yang di miliki pemasok untuk menembus kerjasama dengan perusahaan pembeli.

4.      Supplier Development & Maintenance

5.      Supplier Total Quality Performance adalah sebuah kewajiban yang ditujukan untuk menanamkan kesadaran kualitas pada semua proses dalam organisasi.

6.      Relationship Management adalah proses membangun dan mempertahankan hubungan dengan supplier yang saling menguntungkan.

4. Negotiation & Contract Developmen

5. Evaluation

•      Evaluation adalah hasil evaluasi yang di keluarkan setelah penilaian perusahaan pembeli terhadap pemasok

•      Evaluation adalah hasil evaluasi yang di keluarkan setelah penilaian perusahaan pembeli terhadap pemasok

TERIMA KASIH